コールセンターでできることについて

コールセンターとは

電話予約受付代行サービスで、設定した転送時間中に予約電話があった際に、店舗の代わりに予約の依頼を受け付けるセンターです。

 

  • 本サービスは電話予約受付代行サービスをご利用の方のみが対象となります。

 

対応できる電話

新規予約の受付

コールセンターでは、新規の予約電話の対応をすることができます。
予約の来店日時・人数の要望を確認し、空席があれば予約を登録します。

コールセンターでは、満席の場合、空席の数より予約人数が多い場合、予約を受け付けることができません。

 

〇予約受付の締切時間について

【当日予約の場合】
予約受付の締切時間の設定を基に、予約を受け付けます。
予約受付の締切時間の設定方法について詳細はこちらをご覧ください。

【翌日以降の予約の場合】
翌日以降の予約は、予約受付の締切時間は影響しません。
空席を確認し、予約を登録します。

 

〇配席について

受付可能テーブルの設定を基に、予約の配席を行います。
受付可能テーブルの設定方法について詳細はこちらをご覧ください。

【配席可の場合】
予約希望人数が単席の許容人数内の場合、予約受付し確定します。
予約確定すると、予約ステータスは「来店待ち」になります。

【配席不可の場合】
コールセンターでは店舗の席レイアウトを見ることができないため、席結合を行うことができません。
予約希望人数が、空席はあるが単席では許容できず、複数席であれば許容できる場合、
予約を未割り当てに割り当て、店舗へ折り返し連絡依頼のメッセージを送ります。
この場合の予約ステータスは「要連絡」となります。

 

〇要望の確認について

誕生日プレートや窓際席希望など、コールセンターでの判断が難しい場合は、店舗へ折り返し連絡依頼のメッセージを送ります。
お客さまからのご要望は、予約の備考欄に記載されます。

コースを希望された場合は、記載しているコース名を確認し、予約の備考欄に記載します。
コースの時間が、他予約と重なる場合や営業時間を超える場合は、店舗へ折り返し連絡依頼のメッセージを送ります。

 

〇その他

「お客様への伝達事項」を設定した場合、記載内容をお客様へお伝えします。
「お客様への伝達事項」について詳細はこちらをご覧ください。

予約は当月含む、3ヶ月以内のものを受け付けます。

 

予約の変更・キャンセル

コールセンターでは、登録済の予約の変更・キャンセルの対応をすることができます。
当日の変更・キャンセルは受け付けず、店舗へ折り返し連絡依頼のメッセージを送ります。

 

〇キャンセルについて

ホットペッパーグルメにキャンセル規定の記載がある場合は、記載に従います。
記載がない場合、店舗へ折り返し連絡依頼のメッセージを送ります。

キャンセル規定従い、キャンセル料が発生する場合はお客様から店舗へ直接連絡していただくよう伝えます。

 

〇変更について

キャンセル同様、ホットペッパーグルメにキャンセル規定の記載がある場合は、記載に従います。
記載がない場合、店舗へ折り返し連絡依頼のメッセージを送ります。

人数追加は、配席している席に追加が可能な場合、他席が空いている場合は変更を受け付けます。
コールセンターでの判断が難しい場合は、店舗へ折り返し連絡依頼のメッセージを送ります。

人数減少・日付変更は、キャンセル後の新規予約として受け付けます。
その際、キャンセル同様、キャンセル規定に記載がある場合、記載に従います。

 

予約の確認

コールセンターでは、登録済の予約の確認の対応をすることができます。

 〇予約の確認について

 予約者が一致しているかを確認し、予約内容(コース名や人数など)をお客様に伝えます。

 

対応できない電話

予約以外の電話

コールセンターでは、上記以外の内容に対応することができません。

店舗に直接連絡していただくよう伝え、店舗へ問い合わせがあった旨メッセージを送ります。

 

コールセンターの注意事項

転送時間中の店舗の電話について

〇お客様が店舗に電話した場合

お客様が転送時間中に店舗に電話した場合、まず自動アナウンスが流れます。
自動アナウンス後、「1」をプッシュするとコールセンターへつながります。

 

〇コールセンター対応中の場合

電話が転送され、コールセンターで電話対応中は店舗の電話を使用することができません。
発信しようとしても、電話機から「ブー、ブー、ブー」と機械音がなります。
他のお客様が店舗へ電話をしても、話中となります。

 

 

 

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